Saque partido a su teléfono

Manejar el teléfono es algo que parece sencillo, pero que no todas las personas saben utilizar eficazmente. A continuación, le presentamos algunas recomendaciones para sacar un mejor partido a su aparato telefónico:

* Mantenga su directorio telefónico actualizado y a la mano. Destaque los números y anexos que utiliza con más frecuencia.
* Cuando sea posible, use la memoria del equipo para registrar números importantes.
* Aprenda a utilizar todas las funciones de su sistema telefónico. En especial, el rediscado automático; opción manos libres y traspaso de llamadas. No practique cuando tenga un cliente en la línea.
* Si usted habla mucho por teléfono, un aparato manos libres le dará más libertad de movimiento. Cuando maneje una contestadora automática, prográmela para que reciba los recados rápidamente. Recuerde que a nadie le gusta hablar con máquinas y menos tener que esperar.
* Tome los mensajes registrados en la grabadora y devuelva inmediatamente los llamados recibidos en su ausencia.
* Si recibe una llamada de otra sección, derive a la operadora si no está seguro del anexo que corresponde.
* Apunte varios números pertenecientes a un mismo lugar, para poder marcarlos alternadamente si uno de ellos se encuentra ocupado.

Saque cuentas de la cantidad de minutos que puede perder al día por no manejar una rutina de números alternativos.

Es posible que usted tenga la experiencia de haber llamado por teléfono a una institución; recorrer todos sus departamentos; conversar con medio mundo y haber perdido una gran cantidad de tiempo antes de tomar contacto con la persona deseada. Generalmente, esto sucede porque los empleados no manejan los directorios internos; no conocen los anexos de otras secciones o sencillamente porque no saben utilizar el aparato telefónico.

Para que esto no suceda en su empresa, efectúe controles habituales desde el exterior; evalúe la atención telefónica de su personal y proponga ideas para resolver algún problema que detecte.

Es importante considerar que, en la mayoría de los casos, el primer contacto con los clientes se establece a través del teléfono. Por esta razón, la impresión que ellos se hagan en este primer momento es una base para futuras relaciones comerciales. El tiempo que suene el teléfono antes que alguien conteste; la cortesía de la operadora; la rapidez en el contacto y la buena atención que reciba, son factores claves que evalúa toda persona que llama a una empresa

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