Planifique sus actividades

Antes de llevar a cabo una actividad, ésta tiene que ser planificada para garantizar el mejor de los resultados. Planificar significa definir las tareas que se van a realizar; establecer sus plazos y fijar fechas de ejecución.

Una de las herramientas que más se utilizan cuando planificamos es la elaboración de gráficos, especialmente de barras horizontales. Estos diagramas se confeccionan escribiendo en forma vertical, todas las actividades que han sido proyectadas. Posteriormente, frente a cada actividad, se coloca una barra horizontal que se extiende desde el día de inicio hasta el día de término de la respectiva acción. Estas barras horizontales deben tener un largo proporcional a la duración de cada una de las actividades propuestas.

Una de las ventajas de los gráficos de barras es que permiten tener una visión del conjunto de las actividades que se realizarán, mostrando en detalle las tareas que se ejecutarán primero; las que se realizarán simultáneamente y aquellas que deben esperar el término de otras para poder iniciarlas. Además, los gráficos permiten llevar un control más amplio sobre el cumplimiento de los plazos establecidos.

La planificación es lo contrario a la improvisación y los resultados que se obtienen en ambos casos son muy diferentes. Cuando un trabajo es planificado, el resultado es consecuencia de una serie de pasos bien definidos; ejecutados en orden lógico y perfectamente coordinados.

En cambio, el resultado de la improvisación sólo está condicionado por la suerte. En las empresas industriales, una de las áreas que requiere de mayor planificación es producción. El cumplimiento de los plazos de ejecución de una orden de trabajo demanda un amplio conocimiento del proceso de producción. Además, es necesario que exista una coordinación eficiente de los diferentes recursos que se emplearán; como materias primas; mano de obra; insumos; maquinarias y equipos.

En otro ámbito de la empresa, la planificación financiera y de las actividades comerciales, también son esenciales para lograr los objetivos. Ambas deben estar a cargo de profesionales o especialistas en cada área. Además, periódicamente es muy conveniente revisar y comparar los resultados que se están logrando versus lo que fue programado. El éxito en una empresa no se improvisa. Muy por el contrario, es el resultado de una correcta planificación y ejecución de todas las actividades fijadas para alcanzar los objetivos propuestos .

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